​Las 5 tecnologías que aumentarán la eficiencia laboral en 2022

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Por eficiencia se entiende el ahorro de recursos utilizados al mínimo posible para cumplir nuestras metas. Se suele confundir con la productividad, pero esta está más ligada a la calidad del producto, que a la cantidad.

Irónicamente, conseguir ser eficientes es en sí la meta que todas las empresas tienen una vez que ya están asentadas. O, por lo menos, debería serlo.

Sin embargo, es también de los objetivos más difíciles de cumplir. A menudo las empresas, quizás por falta de actualización o de originalidad, no saben como hacer para conseguir utilizar menos recursos en sus tareas diarias.

Por suerte, la tecnología avanza para ayudarnos, más aún en el mundo laboral. Con una simple búsqueda podemos encontrar miles de resultados sobre todo tipo de programas que nos pueden ayudar a aumentar la eficiencia de nuestro negocio o empresa.

Para facilitar esta búsqueda, hemos seleccionado 5 tecnologías que creemos pueden ser muy útiles para aumentar la eficiencia laboral.

5 Tecnologías Aplicables Para Mejorar La Eficiencia En Tu Empresa

1. Digitalización y reconocimiento de texto 

En pleno 2022 la eficiencia de recursos pasa por la digitalización tanto de las tareas y estructura de la empresa, como de los documentos. Más aún cuando ambas se complementan.

La digitalización consiste en el uso de herramientas digitales para llevar a cabo distintas tareas de la empresa. No se trata de empezar a utilizar software simplemente, sino de hacerlo enfocado hacia el entorno digital.

Se trata de un proceso integral de toda la estructura de la empresa con el fin de modernizarla y entrar en el mundo digital.

La digitalización también pasa por las pequeñas actividades diarias. Sobre todo si constituyen una herramienta para abandonar los soportes físicos, como es la digitalización de documentos y reconocimiento de caracteres.

No nos referimos a la simple digitalización de documentos entendida como pasar un archivo por un escáner. Sino a su transformación en un archivo 100% digital.

Utilizando una API de reconocimiento de texto podemos convertir en pocos segundos un archivo en papel, en un documento completamente editable, contabilizable y digital.

Ya no nos encontraremos con una imágen escaneada, sino un documento exactamente igual a uno hecho directamente a través de un software de facturación.

El software se encarga de reconocer de qué tipo de documento se trata y, así, reconocer a qué corresponde cada carácter para individuarlo y catalogarlo.

Si, además, la API se conecta a un software de contabilidad, reduciremos la intervención humana al mínimo. Solamente con adjuntar el archivo, se reconocerán los datos y se volcarán automáticamente en el programa y tendremos todos los datos a un clic de distancia.

Se acabó el tener que almacenar hojas, facturas, documentos, etc. arriesgándonos a perderlos y ocupando lugar innecesario en las oficinas. Con un software de reconocimiento de caracteres podemos decir definitivamente adiós al papel y a las facturas analógicas.

2. Software de gestión 

Hay quien pensaría que en pleno siglo XXI, en la era de expansión y desarrollo tecnológico en el que vivimos, ya todas las empresas utilizan softwares para facilitar el día a día.

Es verdad que se ha avanzado mucho. Lo que antes parecía impensable en materia de implementación de herramientas digitales, hoy está siendo una realidad.

Sin embargo, no solo hay empresas que aún no utilizan software de gestión empresarial, sino que tampoco saben de qué se trata ni cómo puede ayudarles.

La cantidad de tareas que podemos realizar de manera sencilla con un ERP ―como son llamados estos software por sus siglas en inglés― van desde generar y contabilizar facturas, hasta gestionar el stock del almacén, pasando por los recursos humanos.

Todos los distintos departamentos de una empresa se encuentran conectados, aunque manteniendo su independencia.

Al compartir todos la misma base de datos, la información está igualmente accesible para todos. No es necesario perder tiempo pidiendo y esperando recibir un documento o una información particular. Directamente se puede buscar y acceder a ella en pocos pasos.

Por ejemplo, si ventas y compras tiene acceso a los datos del almacén, podrán hacer sus gestiones de manera más rápida y el funcionamiento de la empresa será más rápido y eficiente.

Lo mismo sucede si en contabilidad tienen acceso a compras y ventas, o también a recursos humanos. Podrán realizar y contabilizar facturas y nóminas de manera directa, sin tener que consultar ni solicitar datos.

Además cuentan con muchas herramientas de automatización para que no debamos preocuparnos por tareas tediosas y repetitivas. El programa se encarga de realizarlas de manera automática, nosotros solo debemos encargarnos de revisarlo y, a veces, es posible que ni siquiera sea necesario.

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Almacenamiento en la nube

El almacenamiento de información y datos en la nube ha sido, sin lugar a dudas, una de las tecnologías que han revolucionado el mercado en los últimos años.

En poco tiempo hemos visto como absolutamente todos los dispositivos han empezado a adoptar a la nube como su método preferido para trabajar y almacenar datos.

Es lógico si se piensa en todos los beneficios que tiene. Lo más destacable es su ubicuidad. No importa donde nos encontremos, podremos acceder fácilmente a todos los documentos que tengamos.

Esta tecnología, además, ha sido adaptada a otras herramientas. No solo podemos acceder a nuestros datos, hay programas que directamente ya funcionan en la nube.

Sin importar donde estemos, podremos gestionar todo lo relacionado a nuestra empresa en cualquier momento. Solo necesitaremos un dispositivo con conexión a internet.

Esta accesibilidad también ha facilitado la colaboración e intercambio de archivos. Solamente con un enlace ya se puede acceder y modificar todo tipo de documentos.

Todo esto sin necesidad de preocuparnos por la versión o el tipo de software del que disponemos. Las propias herramientas funcionan sobre el navegador. Es decir, no es necesario descargar ningún programa adicional. Podemos modificar los archivos directamente desde internet.

Todos estos procesos, además, se realizan de manera 100% segura. Si bien, como comentamos anteriormente, podemos compartir los archivos fácilmente, no quiere decir que cualquiera pueda acceder a ellos.

Nadie que no hayamos previamente autorizado puede editar o siquiera ver estos archivos. Todos se encuentran guardados bajo capas de encriptación y solo aquellos con autorización o credenciales de acceso pueden utilizarlos.

Almacenar datos y utilizar programas que funcionen en la nube agilizará mucho los procesos, a la vez que aporta comodidad a nuestros trabajadores. Todo esto se verá reflejado también, a última instancia, en la eficiencia.

4. Comunicación 

El año 2020 y la pandemia nos han enseñado lo importante que es mantenerse comunicados. Muchas empresas se han visto obligadas a tener que cambiar completamente su funcionamiento y adaptarse al trabajo remoto.

Uno de los principales obstáculos era que estaban demasiado acostumbrados a compartir oficinas y a realizar reuniones en persona. Por lo que el paso de las reuniones en persona a las reuniones virtuales no fue algo sencillo.

Por suerte, existen herramientas que han facilitado todo este proceso. Los programas de comunicación interna, sobre todo aquellos especializados para el mundo laboral, han tenido su momento de gloria en la pandemia.

Esto no solo se ha debido a la necesidad de buscar una solución para comunicarse, sino a que ofrecían muchas opciones y soluciones distintas para hacerlo de manera más cómoda.

No solo se trata de llamadas y videollamadas, también la comunicación a través de chat escrito ha ganado mucha popularidad. Además, han mejorado y aumentado la comunicación entre trabajadores, ya que la han vuelto más ágil y cómoda.

La posibilidad de crear grupos en base a temáticas, comunicaciones o, simplemente, afinidad, ha hecho que la mensajería directa de forma escrita se convierta en la más utilizada en el día a día.

No obstante, la verdadera revolución han sido las videollamadas en grupo. Ya anteriormente se utilizaba esta función, pero con la pandemia ha aumentado el número exponencialmente.

La gente sigue priorizando el poder mirar a la cara al interlocutor y, a falta de reuniones presenciales, la videoconferencia ha sido la opción más elegida.

Gracias a estas herramientas de comunicación, ya no es necesario que todos estén en un lugar a una determinada hora. No es necesario desplazarse ni dejar de llevar a cabo nuestra tarea para estar presente en una reunión. Podemos hacer todo desde casa, con el mismo o mejor resultado.

5. Gestor de proyecto 

A menudo tenemos tantas tareas para llevar a cabo en un solo día que olvidamos más de la mitad. Puede ser por mala memoria o por falta de organización, el caso es que no podemos realizar todo en un solo día.

La solución a este problema pasa por el uso de un gestor de proyectos. Se trata de una herramienta online que nos permite visualizar y organizar todas las tareas pendientes haciéndonos ahorrar horas y horas de nuestro tiempo.

A través de tarjetas, podemos crear un tablero con todas las tareas y proyectos a llevar a cabo. En cada tarjeta puede incluirse la información necesaria, como fotos, enlaces o documentos.

Se organiza de manera cronológica, aunque la interfaz es completamente editable. podemos utilizar filtros para visualizar solo tareas de determinadas fechas o temáticas.

Como no todas las tareas son individuales, estas aplicaciones nos permiten crear un tablero para varias personas. De esta manera, todos pueden tener acceso a la información relevante aunque visualizando solamente aquellas a las que han sido asignados.

Un gestor de proyectos te permitirá organizar todas las actividades de manera cómoda, fácil y accesible.