Facturación para autónomos: guía de modelos y plazos importantes

Todos los trabajadores por cuenta propia tienen como nexo común la emisión de facturas, algo consustancial a su actividad como autónomos,  y que han de efectuar siguiendo unos criterios establecidos.

 

La facturación, un pilar fundamental para el autónomo

La realización de la facturación de manera óptima no solo es clave para la gestión económica de un negocio, sea del tipo que sea, sino que también lo es a efectos de cumplimiento legal. De hecho, pueden afrontarse importantes sanciones de Hacienda, si esta detecta en sus frecuentes inspecciones irregularidades en las facturas, por más que provengan de errores no deliberados.

Por eso es tan importante gestionar todo lo relacionado con las facturas en tiempo y forma, sorteando las dificultades más características como la adecuada elección del modelo de acuerdo a la actividad específica desarrollada, o el seguimiento de los plazos estipulados legalmente.

En estos aspectos fundamentales se va a centrar esta guía, para aportar una visión clara y práctica sobre la facturación de los autónomos.

Modelos de factura esenciales para autónomos

Existen distintas modalidades de facturas:
 

• Factura ordinaria: la que emiten la inmensa mayoría de autónomos. Debe incluir una serie de elementos obligatorios como los datos del emisor y el receptor, el número de factura (han de ser siempre correlativas), la fecha, la base imponible (importe del servicio, producto o mercancía), el IVA que varía según la actividad por la que se esté dado de alta y tiene exenciones geográficas, así como el IRPF, que también puede ser variable, ya que, por ejemplo, los autónomos en sus dos primeros años de actividad tienen la posibilidad de retenerse tan solo un 7%.
• Factura simplificada: sustituyó en 2013 al antiguo ticket, y se puede utilizar como alternativa a la completa en ciertas transacciones en las que están involucrados consumidores finales, como por ejemplo en peluquerías, bares, tiendas, etc. No incluye los datos del cliente ni un desglose detallado del IVA en el importe final, el cual, eso sí, nunca debe superar los 400 euros.
• Factura rectificativa: se realiza para subsanar errores en la facturación, en caso de devoluciones, para hacer constar modificaciones, etc. En las facturas simplificadas puede tener un formato similar, siempre y cuando no rebasen los 3.000 euros. Mientras que en las ordinarias debe efectuarse mediante una nueva factura que haga referencia explícita a la que corrige, indicando el motivo de la rectificación y reflejando con claridad las modificaciones.
• Otros tipos de facturas: incluyen la proforma, que no tiene validez fiscal y se utiliza como oferta previa o presupuesto, y la recapitulativa, que agrupa varias operaciones realizadas con un mismo cliente dentro de un mismo mes natural, siempre que no se haya emitido una factura individual por cada una.

Plazos clave en la facturación de los autónomos

Aquí habría que atender a tres aspectos esenciales: plazos para la emisión de las facturas, plazos de pago y plazos de conservación.
 

A-Plazo para emitir una factura

Para clientes particulares la factura debe emitirse en el momento en el que se haya prestado el servicio o el bien. Mientras que si se trata de otro autónomo o una empresa el plazo puede extenderse hasta el día 16 del siguiente mes, como se hace con las facturas recapitulativas.
 

B-Plazos de pago y sus implicaciones

Por defecto, el plazo de pago es de 30 días naturales desde la recepción de la factura, extensible a 60 si ambas partes lo acuerdan explícitamente. Ese periodo de 30 días es similar al que rige actualmente cuando se factura a las administraciones públicas.

La existencia de ese plazo compromete al receptor a abonar la cantidad estipulada en ese intervalo de tiempo, ya que en caso contrario el emisor puede reclamarle intereses de demora e incluso costes de gestión de cobro, conforme a lo previsto en la Ley 3/2004.

Para el emisor de la factura es muy importante cobrarla en los plazos previstos, de cara a asegurarse el flujo de caja necesario para no tener problemas de liquidez, máxime cuando tendrá que abonar el IVA en la correspondiente declaración trimestral haya cobrado o no. 
 

C-Plazos de conservación de las facturas

De acuerdo a la Agencia Tributaria: "Los empresarios y profesionales deberán expedir y entregar facturas y conservar las facturas y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias durante el plazo de prescripción de 4 años".

Las facturas se pueden conservar tanto en papel como en formatos electrónicos, siempre que se pueda asegurar la autenticidad y legibilidad del documento.

Herramientas y estrategias para una facturación eficiente

Para simplificar las tareas y evitar errores, muchos autónomos recurren a un programa de facturación que les permite crear facturas profesionales, gestionar clientes y realizar un seguimiento de los pagos de manera eficiente.

Además, conviene familiarizarse lo más pronto posible con las herramientas digitales de este tipo, ya que más allá de sus evidentes ventajas van a ser imprescindibles con la inminente implantación de la factura electrónica.

Con todo, ya suponen a día de hoy el mejor aliado para aplicar todas las estrategias necesarias para llevar bien la facturación: mantener un registro organizado de las facturas emitidas y recibidas,  controlar los pagos pendientes, automatizar procesos repetitivos, etc.

De ahí, que la inmensa mayoría de profesionales autónomos las utilicen sea cual sea su sector de actividad.